Ako sa snažím byť každý mesiac efektívnejší (+debriefing januára 2017)

V tomto článku ti dám pár tipov z môjho procesu zvyšovania efektivity, ktoré môžeš využiť aj ty.

Asi vieš, že sa rád zlepšujem. Celkovo. Jednou vetou, snažím sa byť efektívnejší. V angličtine sa rozlišuje „effective“ (robiť správne veci) a „efficient“ (robiť veci správne). Pre mňa byť efektívny znamená oboje.

Samozrejme, efektivita nie je všetko. Efektivita sa nerovná šťastie, efektivita nie je vrchol maslowovej pyramídy, efektivita nie je môj zmysel života. Ale keď sa bavíme o osobnom raste, tak byť efektívnejší celkom sumarizuje to, o čo sa snažím.

Teraz, je veľa metód, ako zvýšiť efektivitu. Firmy si najímajú konzultantov, ľudia si hľadajú coachov/mentorov/trénerov. Môžeš študovať knihy, navštevovať školenia. Nič z toho nezavrhujem, ale tak ako ešte predtým ako začneš kupovať drahé doplnky na zvýšenie testosterónu ti poradím studené sprchy, ktoré sú zadarmo, aj pri zefektívňovaní hľadám najprv metódy, ktoré sú rýchle, účinné a zdarma. Jednou takou je aj samostatný debriefing.

O debriefingu som už písal a môžeš si tu na mojom blogu nájsť článok, kde píšem, prečo je debriefing dôležitý, čo to vlastne je a ako som si robil ročný debriefing, s hromadou dát a poučení. Na pripomenutie jednou vetou, debriefing je určité „zosumarizovanie“ obdobia/aktivity, s cieľom pozrieť sa na to s odstupom a poučiť sa.

Niekto si píše tréningový denník a sleduje svoje zlepšenia a telesnú kompozíciu. Niekto si robí finančný prehľad. Môžeš vyhodnotiť úspešnosť facebook reklamy alebo si večer do denníčka napísať dojmy a poučenia z dňa. Táto študentka si vyhodnotila produktivitu za celé štyri roky štúdia. A ja si vyhodnocujem rok, mesiac a občas aj týždeň. Toto všetko sú formy debriefingu.

Prečo to všetci robíme? Z jednoduchého dôvodu – aby sme sa poučili z minulých chýb, pozreli na dáta s odstupom, pouvažovali a snažili sa byť nabudúce lepší. Ale nie obsesívne, že teraz strávim 10 hodín analyzovaním svojej techniky varenia, aby som potom ušetril 5 minút pri príprave jedla, to nedáva zmysel :) Debriefing by mal ostať perfektnou 80/20 aktivitou, ktorá prinesie veľa hodnoty za málo času.

Ukážem ti, čo si vyhodnucujem na konci mesiaca ja, prečo a ako mi to pomáha byť efektívnejši.

Ako som si vyhodnocoval január 2017

Na začiatok musím povedať, že správny návod neexistuje. Ak si len zoberieš pero a papier a začneš si písať, čo si robil/a a čo si sa naučil/a, už to je lepší debriefing ako u 99% obyvateľstva, ktoré si nerobí žiadny debriefing. Ja sa ale rád hrabem v samom sebe, analyzujem a vymýšľam. Tu je môj proces:

1) Spísal som si všetky aktivity a dal im atribúty, ktoré som obodoval

Takže, spísal som si všetky aktivity, ktorým som sa venoval a dal im atribúty, ako môžeš vidieť na obrázku. Do aktivít som nerátal triviálne veci ako spánok, umývanie zubov, jedenie a pod (hoci mám odtrackované aj odspané hodiny), dával som tam skôr veci typu „makanie na projekte XY“, ďalej povedzme „zdieľanie svojich ideí cez blog & facebook“, potom povedzme „trénerstvo“, „pozeranie filmov s Jankou“ a podobne… Boli to aktivity, ktoré dotvárajú odpoveď na otázku „Aký bol január?“

januar_2017_aktivity_debrief

Keď som to dával dokopy, pozrel som si svoj diár + facebook wall + messages + email, nech mám lepší šajn o celom mesiaci. Ovela lepšie by bolo trackovať si to priebežne, ale takáto „pozápasová analýza“ je stále lepšia ako nič. Nezabudni, 80/20!

Zvolil som si atribúty úplne sám podľa toho, čo ma zaujíma. Tu je k nim legenda:

Potešenie: ako veľmi ma to celé bavilo. 100 je najviac, 0 je najmenej.

Ziskovosť: čím väčšie číslo, tým vyššia hodinová ziskovosť, čím menšie (negatívne), tým rýchlejšie som míňal. -20 neznamená cenu 20€, je to vyslovene pocitové, ale cca by malo sedieť, že ak som sa niečomu venoval 5 hodín a ziskovosť bola -10, tak ma to stálo rovnako ako niečo, čomu som sa venoval 2 hodiny a ziskovosť bola -25.

Energia: pridávalo mi to energiu (pozitívne hodnoty) alebo odoberalo (negatívne hodnoty)?

Engagement: Bol som počas toho „vtiahnutý do danej aktivity“ (flow) alebo nie? Hodnoty od 0 do 100.

Tipy čo si ešte môžeš sledovať:

  • Fit or fat“ – robí ma to fit (100) alebo tučným (0) pre lepší prehľad o svojej životospráve
  • Learning“ – od 0 do 100, koľko som sa toho počas danej aktivity naučil
  • PR“ – ak chceš byť „fejms“ tak si môžeš sledovať, či ti aktivity pomáhajú alebo ubližujú
  • „English“ – ako veľmi daná aktivita vyžaduje používanie angličtiny, keďže sa chceš zlepšiť

Asi chápeš – nedá sa sledovať všetko, jeblo by ťa – sleduj si pár ukazovateľov, ktoré ťa momentálne zaujímajú. Ja si momentálne lámem hlavu nad tým, ako si vytvoriť optimálny životný štýl. Keď som mal dvadsať, sledoval som si hlavne, či sa veľa učím… Keby mám problémy so svojím telom, tak si hlavne sledujem to „fit or fat“ a podobne…

Poznámka: V januári som bol dokopy v 7 rôznych krajinách (!!!), mal mega zážitky, ale aj mega výzvy, experimenty, úspechy aj faily, ale debriefing je niečo úplne iné ako písať blogpost o svojich zážitkoch. Len o mojom tripe do Milána na zápas Inter – Lazio by som vedel napísať mini-román. Cieľom debriefingu je byť praktický a nie romantický. Preto sa v tomto poste ani tak nesústredím na pompézne príbehy ale skôr vysvetlenie metodiky…

2) Bigger picture

Keď som mal toto celé spísané, tak som si spravil jednoduché vážené štatistiky, čiže aké bolo napr. priemerné potešenie na hodinu, priemerná „energetizujúckosť“ aktivit či priemerný engagement a priemerný zisk. Vážené ukazovatele urobíš takto: napríklad ak si 2 hodiny venoval niečomu, čo bolo potešenie = 100 (povedzme športovanie?) a 4 hodiny niečomu, čo malo potešenie 20 (čiže celkom nuda), tak vážený priemer nie je 60 (stred medzi 100 a 20), vážený priemer je (2*100+4*20)/(2+4)=46,6667, lebo treba vziať do úvahy aj koľko hodín som sa zabával a koľko som sa nudil…  

januar_2017_priemery_debrief

Netreba byť génius, aby z tohto bolo vidno, že môj január bol hlavne o míňaní, ale zato plný energetizujúcich aktivít kde som bol často vo flow a s veľmi vysokým potešením. Pozor, 255 nie sú pracovné hodiny, sú to celkové hodiny, čiže ak som 20 hodín počúval audioknihy, sú tam tiež a do práce to nerátam. Pracovných hodín som z toho celého narátal len 76.

Ešte jeden pozor. Priemerné hodnoty ti veľa nepovedia. Ak je priemerné potešenie 50, môže to byť, že tam boli samé „dobré“ (50-tkové) veci ale tiež aj, že sa striedali popiči aktivity (100) s oničom aktivitami (0). Ja mám radšej väčšiu premenlivosť ako nudný stred, ale niekto má radšej stálosť. Priemer je priemer, nič viac, ale ani menej.

3) Even bigger picture

Teraz chcem obodovať celý mesiac, s tým, že okrem energia, ziskovosť, potešenie a engagement ma ešte zaujíma aj ukazovateľ „nepracovať veľa“, čo v podstate znamená, že 10 je cca 4-hodinový pracovný týždeň a 0 je, že som prepracovaný workaholik ťahajúci 16tky (aj to som už mal). Môj ciel nie je nepracovať, ale dávať si pozor na workaholizmus, teda až tak mi nezáleží, či je to skôre 5 alebo 8, no som veeeľmi obozretný, keď klesne na 3 a menej, lebo to znamená, že si koledujem o vyhorenie. V januári som pracoval len 76 hodín, čo je asi tak tretina môjho zvyčajného pracovného mesiaca, čiže veľké leháro (ale nie totálne), čo hodnotím na 8 z 10.

Sledujem si teda týchto 5 ukazovateľov, s tým, že už je stupnica len od 0 do 10.

  • nepracovať veľa
  • príjem
  • užívanie si (potešenie)
  • energia
  • engagement

Môj január na základe dát a subjektívneho obodovania vyzeral takto:

januar_2017_dashboard_debrief

Pozor! Mohlo by sa zdať, že cieľom je logicky mať všade samé 10tky alebo aspoň agregovane mať čo najväčší súčet, ale nie je tomu tak. Treba si uvedomiť, že toto je taký môj „lifedesign dashboard„, ktorý má len 5 ručičiek, ktoré mi ukazujú 5 hodnôt… Nikde sa tu nehovorí o tom, aký som fit, aké mám vzťahy a podobne. Týchto 5 si ale sledujem, pretože ma práve teraz zaujíma lifestyle design a pretože  mi dávajú najviac výpovednej hodnoty, ktorá je potom prenositeľná na ďalšie oblasti či obdobia.

Napríklad, povedzme, že som sa rozhodol začať cvičiť – najal som si trénera a idem upraviť stravu a všetko. Nuž ale ak mi na dashboarde svieti, že som prepracovaný a robím samé energiu-vysávajúce aktivity, tak kde chcem nabrať energiu a čas pre svoje telo???

Dobrá otázka a tak si pozriem, ktoré aktivity mi cucajú najviac energie a budem sa snažiť ich obmedziť, prípadne, ak trávim mrte veľa času prácou, pozriem si tie pracovné aktivity, ktoré majú najnižšiu ziskovosť a porozmýšľam nad tým, či by sa nedali zosekať. Kto je zamestnaný, má toto ťažšie, keď si ale napr. freelancer a maš 10 klientov, je jednoduchšie zistiť, ktorí 2 sú najmenej ziskoví a/alebo žerú najviac energie.

Pre mňa pozrieť si na konci mesiaca kde sa nachádzam a vďaka čomu sa tam nachádzam, je dobrý spôsob udržania si prehľadu, ale cieľom nie je byť stále všade na 10tkach. Dám ti pár príkladov z môjho uvažovania, pretože naučiť sa rozmýšľať (HOW) je dôležitejšie ako vedieť čo sledovať (WHAT):

  • v júni 2016 je moja energia na maxime, 10 z 10. Potom zistím, že po auguste išla na 7 z 10 a ako si tak vyhodnocujem september, zistím, že som na 3 z 10 a že naozaj začínam byť prepracovaný. V prípade, že by ma čakali ešte ťažký október a november a december a až potom Vianoce, tak by mi kontrolka začala blikať už v auguste, pretože nedostatok energie sa MUSÍ podpísať o.i. aj na zdraví, ALE, keďže som vedel, že v polke októbra odchádzame na dovolenku na Filipíny, bral som to OK, dokonca som vedome frčal na 120% a energicky som šiel dole, lebo som vedel, že keby nie, tak by ma to na tej dovolenke štvalo. Takto som si práve naopak vychutnal dovolenku s mega pocitom dobre odmakanej práce. Cieľom je proste len nezbadať sa ZRAZU, keď už bude neskoro.
  • príjem je 2 mesiace po sebe nízky – OK, ale zlepší sa to do budúcna alebo nie? Ak plánujem ziskové projekty na ďalšie mesiace, tak super, som v kľudne, naopak, ak plánujem peniaze čoskoro investovať a budem potrebovať každý cent, tak by som mal tieto mesiace príjem zvyšovať. Cieľom je opäť len nezbadať sa ZRAZU, keď už bude neskoro.
  • Moje „užívanie si“ je mega vysoké pár mesiacov po sebe. Toto je tricky. Určite to nie je zlé, ale nie je to ani super. Totiž, pravdepodobne mi trošku bude klesať willpower, možno pracovná morálka, možno nechodím dosť mimo svoju comfort zone. Len sa chcem uistiť, že sa nezačnem nudiť, prípadne či mám pod kontrolou stav na účte, ALEBO, veľmi dôležité, či si užívam tak, že mi rastie aj energia (robenie vzrušujúcich akčných vecí) alebo či si užívam tak, že moja energia klesá (chľastanie a pod…).

Asi chápeš. Je nejaké nízke číslo na dashboarde „zlé“? Záleží od kontextu. Je nejaké vysoké číslo automaticky dobré? Opäť, záleží od kontextu. Kontext, kontext, kontext! Ale, ak máš IBA kontext (ako sa cítiš, ako si fit, čo vzťahy a aké máš plány) no nesleduješ si žiadne ukazovatele a nerobíš debriefing, hrozí ti to, že sa proste ZRAZU zbadáš a to je zvyčajne neskoro. Preto preferujem mať AJ kontext AJ dáta.

4) Korelácie, kauzality, experimentovanie

Keď mám vyhodnotené ukazovatele a viem cca, kde sa nachádzam, je veľmi zaujímavé pozrieť si rôzne, možno spolu nesúvisiace údaje… Toto je pár otázok, ktoré som si pokladal:

  • majú aktivity, ktoré mi prinášajú veľa potešenia/energie/príjmu/engagementu niečo spoločné? Napríklad, všimol som si zaujímavé korelácie medzi aktivitami, ktoré mi prinášajú potešenie a zároveň aj dosť energie.
  • existujú nejaké iné zaujímavé korelácie? Tu som si zoraďoval aktivity podľa rôznych kritérií, je to také hranie sa, keď ti nič neudrie do oka, je to OK, treba dať pozor aj na „chybné poučenia sa“ (aha, dve moje najziskovejšie aktivity trvali presne 7 hodín, teda môj optimálny pracovný čas je 7 hodín :)), ale mám rád toto experimentálne rozmýšľanie, pretože ak sa nad týmto nikdy ani nezamyslíš, tak sa URČITE nič nové o sebe nedozvieš. A ja sa chcem niečo nové dozvedieť.

Opakovane zisťujem, že na mojom lifedesign dashboarde sa najhoršie premietajú aktivity, ktoré „treba urobiť, zahŕňajú administratívu a počet hodín je dôležitejší ako kreativita“, naopak najlepšie u mňa najčastejšie skórujú aktivity, ktoré zahŕňajú určitú formu vystupovania pred ľuďmi (či už na skupinovom tréningu alebo na prednáške), ďalej kreatívne a dobrodružné veci. Toto netreba ignorovať, sú to poznatky, ktoré dotvárajú moje „poznať sám seba“, boli by ste prekvapení, ako veľmi mám tendenciu preceňovať moju schopnosť zvládať administratívne úlohy a naopak, ako veľmi podceňujem význam extrovertných aktivít na môj život. Jeden výraz, ktorý mi v tomto pomáha a na ktorom preto makám aj prostredníctvom debriefingu: SELF-AWARENESS.

5) Zapísanie si faktov a hľadanie poučení

Tu si proste spisujem fakty a následne sa snažím pokladať správne otázky. Dám ti príklad. Moje poučenie je, že trénerstvo je v januári jediná zisková aktivita, ktorá mi zároveň pridáva energiu. Ale znamená to, že VŠETKY ziskové aktivity by mi mali pridávať energiu? Prípadne kde je tá hranica, dokedy mi trénerstvo pridáva energiu a neuberá ju – pamätám si odtrénovaných 35 tréningov za týždeň a bol som vyžmýkaný ako handra. Alebo je to tou skupinovou formou tréningov, že mi to pridáva energiu? Alebo tým, že sú skoro ráno? Neviem, ale proste fakt je, že trénerstvo mi ako jediná zisková aktivita pridávala energiu a je možné, že mi to pomôže lepšie vyskladať aktivity ak napríklad viem, že chcem mať viac energie.

Naopak, ďalší fakt pre mňa je to, že moje najstratovejšie aktivity mali megavysoké skóre užívania si. Áno, treba priznať, že jazdenie po tanzánskom safari, výjazd na zápas Interu Miláno alebo ochutnávanie toho najlepšieho, čo Belgicko ponúka, nie sú lacné veci. Ale opäť, opatrne s poučeniami. Mal by som sa znepokojovať, že „míňam“ peniaze? Alebo na druhej strane tešiť sa, že moje výdavky prinášajú vysokú návratnosť vo forme potešenia? Neviem, ale čo ma zaujíma, je kontext. Ak sa to povedzme do budúcna zmení, že zistím, že väčšina mojich výdavkov mi neprináša veľa momentálneho potešenia, je to pre mňa nové pozorovanie. Ak je kontext taký, že povedzme chystám nový projekt, ktorý prinesie príjem a potešenie v budúcnosti, tak je OK, že teraz investujem čas a peniaze do niečoho, čo zrovna nie je Disneyland ale skôr vzdelávanie. Ale ak do budúcna nič nechystám a chcem si užvať život, no moje výdavky to nepodporujú, tak si posvietim na to, kde tie peniaze míňam a či to viem do ďalšieho mesiaca vylepšiť.

Hľadanie ponaučení je tá časť, kedy často prídu aha momenty. Ja som si za január uvedomil, že:

  • jeden z mojich veľkých (neverejných:)) cieľov na rok 2017 PRAVDEPODOBNE nie je MOMENTÁLNE dobrý nápad, lebo má ZATIAĽ všetky znaky zlých projektov
  • byť proaktívnym 24/7 nie je zlé. Myslel som si, že je, ale zamieňal som si aktivitu a proaktivitu.
  • opäť, ďalší projekt, do ktorého som sa chcel pustiť, zistil som lepší spôsob ako ho realizovať
  • overil som si, že 5 z 5 koncoročných poučení z debriefingu 2016 maximálne platia naďalej

6) Odhad ďalšieho mesiaca

Na záver, snažím sa urobiť si aspoň základný odhad ukazovateľov dashboardu na ďalší mesiac. Pýtam sa takú hypotetickú otázku: „Podľa mojich plánov na tento mesiac (checknem kalendár), podľa projektov na ktorých makám a podľa cieľov, ktoré mám a podľa toho, ako sa poznám, kde si cca myslím, že budem na konci mesiaca?“

Napríklad, už teraz vidím, že február bude pre mňa oveľa pracovnejší mesiac ako január a teda level „nepracovať veľa“ odhadujem, že klesne z 8 na 5, čo je cca objem tých 150 hodín práce mesačne (nebezpečné hodnoty sú u mňa zvyčajne nad tých 200-220…). Tiež predpokladám, že o 1 klesne aj energia a o 2 užívanie, ale o 1 stúpne engagement a tiež aj predbežne o 3 príjem (kde ale aby som bol férový okrem viac odtrénovaných tréningov a makania na iných projektoch tiež aj dosť klesnú výdavky, ktoré tiež rátam do sekcie „príjem“, čo je trošku ofajč, ale predsa – aspoň mám nad čím premýšľať, ako toto ešte zlepšiť… Celkový súčet podľa tohto odhadu klesne, ale som s tým OK, pretože si pripravujem pôdu na ďalšie lepšie mesiace a celkovo, som efektívnejší a spokojný so svojim životom. Nemal by byť toto cieľ debriefingu? Pre mňa je :).

Záver

Možno ti to príde komplikované, ale poviem ti, že pre mňa je to úplne prirodzené a že urobiť si taký debriefing mi trvalo kratšie ako napísať o tom tento článok :D.

Na základe debriefingu som už na začiatku mesiaca urobil pár rozhodnutí, ktoré už teraz hodnotím mega a ktoré by som určite neurobil, keby som nemal spravený debriefing (nevychádzal som len z januárového debriefingu ale aj z koncoročného debriefingu a tak som mohol testovať, či nejaké moje poučenia sa ukázali správne alebo chybné a pod).

Určite odporúčam začať skôr z ľahka, napríklad ak študuješ, urob si debriefing svojich predmetov v škole a pozri sa, ktorý ťa ako baví, ktorý ti zaberá najviac času a kde máš aké známky. Možno zistíš, že jeden z dôležitých predmetov je na tom veľmi biedne a treba sa začať obracať, kým nebude neskoro. Alebo, možno zistíš, že je nejaký „nedôležitý voliteľný predmet“, ktorý ťa ale najviac baví a máš z neho aj naj známky – sú nejaké mimoškolské aktivity, kde by sa v tom dalo realizovať? Prípadne, zistíš, že tvoje známky často vôbec nezávisia od toho, koľko času sa učíš, ale akým spôsobom sa učíš a tak sa z toho poučíš a začneš sa učiť efektívnejšie (toto bol aj môj prípad počas mini-debriefingov na vysokej).

Prípadne, ak sa chceš zlepšiť v tréningu, rob si debriefing tréningov – zapíš si každý tréning, čo si cvičil/a, série a opakovania, tiež level energie a tarckuj progres – na konci mesiaca si možno všimneš, že nejaká partia zaostáva NAPRIEK tomu, že jej venuješ veľa pozornosti (možno až príliš?), alebo zistíš, že intervalové krátke intenzívne tréningy ťa proste bavia oveľa viac ako 1,5 hodiny pumpovania železa, prípadne, že ak cvičíš aj na silu aj na vytrvalosť, tak vytrvalosť vždy zvíťazí, ale že vynechať jeden tréning ti pravdepodobne viac prospelo ako ublížilo, alebo keď už nič, aspoň budeš mať dobrú východiskovú pozíciu na tvorbu plánu na ďalší mesiac, ktorý bude EFEKTÍVNEJŠÍ ako ten minulý.

Tak či onak, v akejkoľvek oblasti, pozrieť sa späť a poučiť sa je pre mňa super aktivita. Investovať čas do sebaspoznávania sa mi vždy vrátilo niekoľkonásobne späť a preto v debriefingoch pokračujem, ale je to na každom zvlášť, aký spôsob zvoliš, čo budeš sledovať a čo si z toho zoberieš.

Cheers ;)

Zdieľať tento článok

--------------------

Čauko, ďakujem za dočítanie článku až do konca, si super! Mám pre teba ponuku, čo tak dostávať všetky moje nové články priamo na tvoj email? Nič to nestojí, 100% žiadny spam a z odberu sa dá hocikedy odhlásiť.

Leave a Comment.